Zwrot przedmiotu najmu – rozliczenie nakładów
Jedną z istotnych kwestii często pomijanych w umowach najmu lokali, zarówno mieszkalnych, jak i usługowych, jest rozliczenie nakładów dokonanych przez najemcę w trakcie trwania umowy najmu. Dlatego warto przypomnieć ogólne zasady mające zastosowanie do rozliczenia nakładów, a także skutki braku uregulowania tych kwestii w umowie.
Zgodnie z regułą przewidzianą w kodeksie cywilnym, jeżeli najemca ulepszył rzecz (np. lokal), wynajmujący, w braku odmiennej umowy, może według swego wyboru albo zatrzymać ulepszenia za zapłatą sumy odpowiadającej ich wartości w chwili zwrotu, albo żądać przywrócenia stanu poprzedniego. Istotne jest przy tym, aby nakłady miały charakter „ulepszeń”, to jest takich zmian, które zwiększają wartość lub użyteczność wynajętej rzeczy – lokalu.
Zawierając umowy najmu, zarówno przedsiębiorcy, jak i osoby wynajmujący lokale mieszkalne, często zapominają, że mogą w dowolny sposób uregulować sposób rozliczenia nakładów. Ogólne przepisy kodeksowe mają w tym przypadku charakter dyspozytywny, co oznacza, że mogą być zmodyfikowane wedle uznania stron umowy najmu. Dowolność przy sposobie rozliczenia nakładów była wielokrotnie potwierdzana wyrokami sądów.
Istotne wątpliwości budzi natomiast kwestia oszacowania wartości nakładów w sytuacji, gdy strony umowy najmu zdecydują się polegać w tym zakresie na postanowieniach kodeksowych. Z reguły przyjmuje się wartość księgową nakładów z uwzględnieniem amortyzacji. Po kilku latach trwania najmu może okazać się, że finalna wartość ulepszeń jest bliska lub równa zeru, podczas gdy rynkowo mogą one nadal przedstawiać pewną wartość.
Potrzebna zgoda wynajmującego
Brak zainteresowania uregulowaniem kwestii nakładów w umowach najmu wynika najczęściej z dwóch przyczyn, tj. braku wiedzy co do tego, że można umówić się w tej kwestii w dowolny sposób albo chęci zawarcia umowy najmu w możliwie najkrótszym czasie, podczas gdy kwestia ewentualnych nakładów pozostawiana jest do późniejszej decyzji. Najemcy często przyjmują zaś założenie, że tylko wynajmujący uprawniony jest do podjęcia decyzji odnośnie do sposobu rozliczenia nakładów.
Przy negocjacji umowy najmu warto pamiętać, że postanowienia kodeksowe dotyczące zasad rozliczenia nakładów mają charakter dyspozytywny, a więc mogą one zostać zmienione wolą stron. Dlatego warto uzgodnić m.in. kwestie, które związane są z ryzykiem poniesienia nadmiernych kosztów, do których należą m.in. nakłady na lokal mające na celu przystosowanie go do prowadzonej działalności.
W przypadku lokali mieszkalnych zasadą jest przekazywanie w najem powierzchni nadającej się do zamieszkania, z dostępem do mediów, a często również pełnym umeblowaniem.
Inaczej jest w odniesieniu do lokali biurowych i usługowych – najemca z reguły otrzymuje powierzchnię w tzw. stanie surowym, deweloperskim albo przystosowaną do działalności poprzedniego najemcy, która wymaga często istotnej inwestycji, aby spełniała swoją funkcję. Zakres wydatków wynajmującego poniesionych na przedmiot najmu przekłada się z reguły wprost na wysokość czynszu w takim lokalu.
Im bardziej wynajmujący przystosuje lokal do potrzeb najemcy, tym wyższy będzie czynsz. W takiej sytuacji wynajmujący będzie też prawdopodobnie zainteresowany zawarciem umowy na możliwie długi termin, aby zapewnić sobie odpowiedni zwrot z tej inwestycji. Częściej jednak to najemca dokonuje nakładów i ponosi ich koszty, dlatego umowa najmu powinna być zawarta na wystarczająco długi okres, aby zapewnić najemcy możliwość amortyzacji poczynionych ulepszeń.
Zgodnie z ogólną zasadą kodeksową, najemca, bez zgody wynajmującego, nie może dokonywać zmian sprzecznych z umową lub przeznaczeniem wynajętej rzeczy (art. 667 par. 1 k.c.). Oznacza to, że w braku innych ustaleń to wynajmujący decyduje o tym, czy udzieli zgody na dokonanie nakładów, czy też nie. Dlatego ważne jest, aby przy zawarciu umowy precyzyjnie określić zakres koniecznych prac i obowiązki w zakresie ponoszenia kosztów. Kwestia może być bardziej skomplikowana, jeśli konieczność poniesienia nakładów pojawi się w trakcie trwania umowy najmu. W przypadku braku zgody wynajmującego, najemca co do zasady nie ma możliwości dokonania zmian w lokalu. Natomiast w sytuacji, gdy intencją stron jest osiągnięcie porozumienia w zakresie nakładów, możliwych jest co najmniej kilka kompromisowych rozwiązań. Wynajmujący może zgodzić się na pozostawienie nakładów trwale związanych z lokalem za ewentualnym zwrotem ich niezamortyzowanej wartości na koniec trwania najmu z prawem najemcy do odłączenia i przejęcia nakładów niepołączonych na trwale z lokalem. Możliwe jest również uzgodnienie pozostawienia ulepszeń w lokalu bez zwrotu ich wartości i uregulowanie kwestii przywrócenia lokalu do stanu poprzedniego w sytuacji, gdy nakłady nie mają znaczenia dla wynajmującego (albo prawdopodobnym jest, że nie zostaną wykorzystane przez kolejnego najemcę lokalu).
Modyfikacje zasad rozliczenia nakładów
Jak wskazuje praktyka, istotnym jest, aby strony umowy najmu zmodyfikowały umowne regulacje dotyczące rozliczenia nakładów w zależności od tego, z jakiego powodu wygasa umowa. Reguła, że to wynajmujący decyduje o sposobie rozliczenia nakładów, nie zawsze może być uzasadniona. Inne zasady powinny mieć zastosowanie, jeśli najemca wypowiada umowę najmu z winy wynajmującego przed upływem okresu, na jaki umowa została zawarta – w tej sytuacji najemca powinien mieć prawo dochodzenia przynajmniej części wartości nakładów trwale związanych z przedmiotem najmu oraz zwrotu rzeczy ruchomych i tych elementów, które nie zostały na trwałe połączone z lokalem.
W sytuacji, gdy wynajmujący wypowiada umowę najmu z winy najemcy przed terminem, konsekwencją niewykonania umowy najmu przez najemcę może być również brak możliwości dochodzenia zwrotu wartości nakładów. Natomiast w przypadku, gdy umowa najmu wygasa z upływem terminu, na jaki została zawarta (albo przed terminem, z przyczyn niezależnych od żadnej ze stron), zastosowanie mogą znaleźć rozwiązania kodeksowe bądź sposób rozliczenia ulepszeń uzgodniony w umowie.
Przy negocjacji umowy najmu – szczególnie w odniesieniu do lokali niemieszkalnych – warto zatem pamiętać, że większość postanowień kodeksowych, w tym dotyczące zasad rozliczenia nakładów, ma charakter dyspozytywny, a więc mogą one zostać zmienione wolą stron. Dlatego warto uzgodnić przynajmniej te kwestie, które związane są z ryzykiem poniesienia nadmiernych kosztów, do których należą m.in. nakłady na lokal mające na celu przystosowanie go do prowadzonej działalności. W niektórych sytuacjach ich wartość może być bowiem równa lub nawet wyższa niż kwota czynszu zapłaconego przez cały okres najmu, a w braku uregulowania kwestii rozliczeń, to wynajmujący będzie decydował o tym, w jaki sposób rozliczyć inwestycję najemcy.
Autor: Halina Więckowska-Sulimierska, radca prawny