Coraz bliżej ustawy o ochronie sygnalistów

W najbliższym czasie, przedsiębiorcy będą musieli zmierzyć się z nowymi obowiązkami – stworzenia wewnętrznego aparatu ochrony dla tzw. sygnalistów, czyli osób sygnalizujących naruszenia przepisów prawa w przedsiębiorstwach oraz jednostkach publicznych. Skuteczna procedura zgłaszania naruszeń daje pracodawcom szansę na usunięcie naruszeń na poziomie wewnętrznym, bez konieczności zgłaszania ich Rzecznikowi Praw Obywatelskich.

Polska powinna zaimplementować Dyrektywę Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z 23 października 2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii (tzw. „Dyrektywa o sygnalistach”) do 17 grudnia 2021 r. Projekt ustawy o ochronie sygnalistów nadal jest na początkowym etapie prac legislacyjnych. Maleją więc szanse, że Polska wywiąże się z powyższego obowiązku w terminie. Niemniej projekt ustawy zakłada, że wejdzie ona w życie w terminie 14 dni od jej ogłoszenia. Zanim to nastąpi, warto już wcześniej przygotować się do wypełniania obowiązków, które zostaną nałożone na przedsiębiorców.

Duzi już teraz, mniejsi – za 2 lata

Z momentem wejścia w życie ustawy obowiązkiem przyjęcia i wdrożenia procedur ochrony sygnalistów będą objęte firmy zatrudniające co najmniej 250 osób, a dwa lata później obowiązek ten ma zostać rozszerzony na podmioty zatrudniające od 50 do 249 pracowników. Limitowi temu natomiast mają nie podlegać pracodawcy wykonujący działalność w zakresie usług, produktów i rynków finansowych oraz zapobieganiu praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu, bezpieczeństwa transportu i ochrony środowiska, co oznacza, że ta grupa przedsiębiorstw w obszarze obowiązków związanych z ochroną sygnalistów prawdopodobnie będzie traktowana jak firmy z co najmniej 250 pracownikami.

Celem projektowanych przepisów jest ochrona tzw. sygnalistów, tj. osób sygnalizujących naruszenia przepisów prawa z różnych jego obszarów, m.in. z zakresu ochrony danych osobowych, ochrony konsumenta, zamówień publicznych, zapobieganiu praniu pieniędzy, ochrony środowiska, bezpieczeństwa transportu. Sygnalistą może być w zasadzie każda osoba, która ma wiedzę o nieprawidłowościach występujących w ramach funkcjonowania przedsiębiorcy (jak również jednostki publicznej), czyli np. pracownik, były pracownik, praktykant, stażysta, dostawca, wspólnik, samozatrudniony, zleceniobiorca.

Za ujawnienie takich informacji, pod warunkiem, że są prawdziwe, sygnalistę nie mogą spotkać żadne negatywne konsekwencje. Jeśli pracodawca zdecyduje się np. na zwolnienie pracownika, to on będzie musiał wykazać, że przyczyna tego zwolnienia jest niezwiązana ze zgłoszeniem. Natomiast za dokonanie zgłoszenia lub ujawnienia publicznego nieprawdziwych informacji sygnalista podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat 3.

Obowiązkiem przedsiębiorcy będzie wprowadzenie regulaminu zgłoszeń wewnętrznych. Za niedopełnienie tego obowiązku ustawodawca przewiduje odpowiedzialność karną w postaci grzywny, karę ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat 3. Regulamin powinien wprowadzać pewnego rodzaju procedurę notyfikacyjno-ochronną, która z jednej strony zapewni sygnalistom przystępny mechanizm zgłaszania naruszeń, a z drugiej strony zagwarantuje dokonanie zgłoszenia bez negatywnych konsekwencji.

Zamiast kanału zewnętrznego

Przedsiębiorca lub organ publiczny, projektując regulamin, powinien pamiętać, że procedura:

nie musi, a nawet nie powinna być skomplikowana – projekt ustawy formułuje ramową listę elementów, jakie musi zawierać Regulamin,
powinna być uniwersalna i zawierać jasne i czytelne zasady dokonywania zgłoszenia,
powinna zapewniać sygnalistom bezpieczeństwo polegające na:

– gwarancji poufności danych osoby zgłaszającej, jeśli sama procedura zgłoszenia nie będzie anonimowa (wybór wariantu należy do pracodawcy),
– braku negatywnych konsekwencji za dokonanie zgłoszenia – ochronę przed działaniami odwetowymi,
– reaktywności – przedsiębiorca powinien powierzyć koordynację osobie lub podmiotowi (wyznaczonym w ramach własnej struktury bądź będących podmiotem zewnętrznym), który będzie przestrzegał procedury i podejmował określone w Regulaminie czynności, a także będzie stał na straży przestrzegania zasad ochrony, tak by sygnaliści mieli przekonanie o skuteczności procedury,

ma gwarantować transparentność m.in. przez obowiązek prowadzenia rejestru zgłoszeń wewnętrznych,
być dobrowolnym narzędziem dla sygnalisty – sygnalista może od razu skorzystać z kanału sygnalizowania zewnętrznego,
powinna powstać w drodze dialogu – przygotowanie regulaminu wewnętrznego zgłaszania naruszeń wymaga konsultacji treści regulaminu z zakładową organizacją związkową albo, jeżeli u pracodawcy nie działa zakładowa organizacja związkowa, z przedstawicielami pracowników, wyłonionymi w trybie przyjętym u pracodawcy.

Ponieważ sygnaliści mogą pominąć kanał wewnętrzny i skorzystać z kanału zewnętrznego – zgłaszając naruszenia bezpośrednio Rzecznikowi Praw Obywatelskich – skuteczna procedura wewnętrznego zgłaszania naruszeń daje przedsiębiorcy szansę na usunięcie naruszeń na poziomie wewnętrznym. Warto zatem opracować regulamin w sposób możliwie prosty, ale przemyślany, by zapewnić pracownikom narzędzie, z którego sami będą chcieli korzystać.

Autor: Anna Ziemnicka-Milej, adwokat