Polityka cen transferowych – czy warto posiadać?

Polityka cen transferowych coraz bardziej zyskuje na znaczeniu, a jej posiadacze mogą liczyć w związku z tym na liczne korzyści. Jedną z największych z nich jest z pewnością to, że zapewniając klarowne zasady i metody ustalania cen w transakcjach wewnątrzgrupowych, minimalizuje się ryzyko negatywnych konsekwencji wynikających z kontroli podatkowej w tym obszarze.

W Polsce nie ma przepisów określających pojęcie polityki cen transferowych. Mimo braku krajowych regulacji powszechnie akceptowaną definicją polityki cen transferowych jest traktowanie jej jako zbioru informacji oraz wytycznych grupy dla podmiotów powiązanych.

Polityka cen transferowych zasadniczo powinna być sporządzona w formie pisemnej i stanowić zbiór spójnych zasad i procedur określających sposób zawierania transakcji między powiązanymi podmiotami należącymi do tej samej grupy, uwzględniając warunki rynkowe.

Odpowiednio przygotowana polityka cen transferowych powinna dotyczyć zarówno obecnych, jak i przyszłych transakcji, mając na celu ułatwienie ich zawierania. Dokument ten powinien przeciwdziałać sytuacjom, w których podobne lub identyczne transakcje między podmiotami w grupie różnią się ceną lub innymi warunkami.

Co powinna zawierać polityka?

Istnieje duża swoboda w przygotowaniu takiego dokumentu – jest on bowiem fakultatywny, nie ma też formalnych ram określających jego strukturę. Obejmuje on okres długoterminowy i ustala ramowe zasady rozliczeń dotyczące kluczowych transakcji w grupie.

Właściwie przygotowana polityka cen transferowych powinna zawierać następujące elementy:

opis podmiotów wchodzących w skład grupy podmiotów powiązanych,
analizę strategii gospodarczej oraz struktury organizacyjnej grupy,
listę istotnych transakcji zawieranych pomiędzy podmiotami powiązanymi
opis metod weryfikacji cen dla transakcji wewnątrzgrupowych,
analizę metod kalkulacji cen transferowych w przypadku najważniejszych transakcji wraz z uzasadnieniem,
wykaz istotnych umów, porozumień dokonywanych/zawartych pomiędzy podmiotami powiązanymi,
procedurę zarządzania dokumentowaniem transakcji,
zasady dokonywania korekt rentowności,
opis innych czynników mających istotny wpływ na kształtowanie się cen transferowych.

W polityce cen transferowych grupa może także zdecydować się na umieszczenie szczegółowych wyników analiz porównawczych. Dodanie takiego elementu wiąże się jednak z koniecznością częstej aktualizacji dokumentu. Bezpieczniejsze podejście polega na zawarciu zasad oraz procedur dotyczących tworzenia i aktualizowania analiz porównawczych, pozostawiając poszczególne wyniki w dokumentacjach lokalnych, które składają się m.in. z analiz porównawczych.

Polityka cen transferowych a dokumentacja lokalna cen transferowych?

Wielu podatników mylnie utożsamia pojęcie polityki cen transferowych z dokumentacją cen transferowych. Tymczasem oba dokumenty diametralnie się różnią, przede wszystkim funkcją, okresem, formą, zakresem oraz charakterem.

Dokumentacja cen transferowych jest obligatoryjna w sytuacjach określonych przez regulacje podatkowe i dotyczy szczegółowego raportowania transakcji między podmiotami powiązanymi. Z kolei polityka cen transferowych jest fakultatywna i może istnieć niezależnie od obowiązków dokumentacyjnych, a jej głównym zadaniem jest określenie ramowych zasad dotyczących transakcji wewnątrzgrupowych. Stąd polityka cen transferowych jest dokumentem nadrzędnym wobec dokumentacji, która powinna być z nią zgodna.

Polityka cen transferowych koncentruje się głównie na skonstruowaniu procedur i zasad w obszarach takich jak kalkulacje, zasady wynagradzania, analizy porównawcze oraz metody weryfikacji cen dla transakcji wewnątrzgrupowych. Porządkuje ona sposób wynagradzania w ramach konkretnych transakcji w grupie podmiotów powiązanych, dążąc do stosowania jednolitych zasad. Z kolei celem dokumentacji cen transferowych jest opis oraz udowodnienie, że warunki transakcji między powiązanymi podmiotami, zawartych w danym roku podatkowym, są zgodne z warunkami rynkowymi.

Polityka cen transferowych z założenia jest dokumentem długoterminowym, przy założeniu braku istotnych zmian w modelu działalności grupy. Natomiast dokumentacja cen transferowych jest sporządzana za określony rok podatkowy podmiotu, w którym wystąpiły obowiązki dokumentacyjne.

Polityka ma również za zadanie przewidywać możliwość wystąpienia strat podatkowych w grupie, zwłaszcza w najbardziej narażonych gałęziach biznesu. W związku z tym powinna ona zawierać krótkie wytyczne dotyczące minimalizowania tego ryzyka oraz wskazówki, jakie środki podjąć w celu ograniczenia lub wyeliminowania strat, gdy już się pojawią.

Ponadto, dokumentacja cen transferowych jest ściśle regulowana przez przepisy podatkowe, podczas gdy w przypadku polityki cen transferowych brak jest formalnych zasad dotyczących sporządzania takiego dokumentu.

Prawidłowo opracowana i wdrożona polityka cen transferowych przynosi szereg korzyści, takich jak wyższy poziom bezpieczeństwa, optymalizacja procesów w grupie, ograniczenie ryzyka kontroli podatkowej, zwiększenie transparentności i zgodności oraz poprawa zarządzania ryzykiem. Z tego powodu coraz więcej podmiotów decyduje się na stworzenie takiego dokumentu.

Jakie płyną korzyści z posiadania polityki cen transferowych?

Spójne zasady rozliczeń międzygrupowych mogą znacząco przyczynić się do optymalizacji procesów wewnętrznych. Stosowanie wcześniej ustalonych wytycznych umożliwia szybsze przygotowanie dokumentacji podatkowej, co prowadzi do oszczędności czasu. Dzięki jasnym i konsekwentnym zasadom można też zredukować liczbę błędów i niejasności. Konsekwentne stosowanie polityki cen transferowych przez grupę sprawia, że proces stworzenia lokalnej dokumentacji cen transferowych staje się w zasadzie prostą formalnością.

Ponadto, spójne zasady rozliczeń stanowią skuteczny sposób na minimalizowanie ryzyka podatkowego związanego z błędnym rozliczaniem w transakcjach wewnątrzgrupowych. Konsekwentne stosowanie jednolitych metod kalkulacji cen transferowych zapewnia zgodność z przepisami oraz transparentność finansową. Polityka cen transferowych może również zminimalizować ryzyko kontroli organów podatkowych po uprzednim dokonaniu czynności sprawdzających oraz jej potencjalnie niekorzystne skutki. Oczywiście taki dokument nie gwarantuje całkowitej eliminacji negatywnych konsekwencji z tym związanych, jednak staranne planowanie i realizacja tej polityki, zapewniającej zgodność rozliczeń z zasadą ceny rynkowej, mogą skutecznie zabezpieczyć podatnika przed tego rodzaju zagrożeniami, co potwierdzają praktyczne doświadczenia podatników, którzy odpowiednio opracowali i wdrożyli własne polityki cen transferowych.

Dokument ten umożliwia także uporządkowanie przepływu dokumentów w obrębie grupy, co centralizuje i standaryzuje dokumentację, ułatwiając monitorowanie i kontrolę transakcji dokonywanych między podmiotami powiązanymi. Opracowanie reguł w tym zakresie sprzyja lepszej organizacji i zwiększa przejrzystość procesów, umożliwiając podmiotom w grupie efektywną współpracę z pewnością, że ich działania są zgodne z ustalonymi normami i zasadami.

Jak widać, prawidłowo opracowana i wdrożona polityka cen transferowych przynosi szereg korzyści, takich jak wyższy poziom bezpieczeństwa, optymalizacja procesów w grupie, ograniczenie ryzyka kontroli podatkowej, zwiększenie transparentności i zgodności oraz poprawa zarządzania ryzykiem. Biorąc je pod uwagę, nie dziwi, że coraz więcej podmiotów decyduje się na stworzenie takiego dokumentu.

Autor: Mateusz Deryło