Otrzymanie faktur wystawionej poza KSeF nie pozbawi prawa do odliczenia VAT naliczonego?

Termin wejścia przepisów dotyczących obligatoryjnego KSeF został co prawda odroczony do lutego 2026 r., niemniej część firm podjęło działania związane z jego wdrożeniem. Dotyczą one również zabezpieczenia potencjalnych ryzyk podatkowych mogących wystąpić w związku z obowiązywaniem e-fakturowania. Dla jednego z takich podatników Dyrektor KIS wydał interpretację, w której wypowiedział się w zakresie prawa do odliczenia VAT naliczonego z faktury wystawionej poza KSeF.

Jedną z form zabezpieczenia i wyeliminowania potencjalnego ryzyka na gruncie prawa podatkowego, jest uzyskanie interpretacji indywidualnej. Taką też formę zabezpieczenia zaczęli stosować niektórzy podatnicy, którzy rozpoczęli proces wdrażania obligatoryjnego KSeF w swoich firmach. Przykładem jest interpretacja w zakresie prawa do odliczenia VAT naliczonego z faktur wystawionych poza KSeF wydana przez Dyrektora KIS 15 marca 2024 r. (nr 0112-KDIL1-3.4012.3.2024.2.KK). Pytanie podatnika dotyczyło co prawda stanu prawnego, który miał obowiązywać od 1 lipca 2024 r. Jeśli jednak Ministerstwo Finansów nie wprowadzi zmian w zakresie odliczeń VAT naliczonego, interpretacja wydana przez organ zachowa aktualność również w 2026 r., gdy korzystanie z Systemu KSeF stanie się obligatoryjne.

Faktura wystawiona poza Systemem a odliczenie VAT

Wnioskodawca wskazał, że świadczy kompleksowe usługi szeroko rozumianego wsparcia podstawowej działalności gospodarczej na rzecz podmiotów powiązanych (działalność Centrum Usług Wspólnych).

Wnioskodawca przewidywał, że od 1 lipca 2024 r., w związku z wejściem w życie przepisów o obowiązkowym KSeF, będzie otrzymywać faktury z wykazanym podatkiem, dokumentujące nabycie towarów i usług wykorzystywanych przez niego do wykonywania czynności opodatkowanych VAT, a także dokonane przez niego zapłaty przed nabyciem towarów/usług:

w postaci papierowej,
w postaci elektronicznej, będące fakturami elektronicznymi, o których mowa w art. 2 pkt 32 ustawy o VAT, w tym fakturami wystawionymi zgodnie ze wzorem udostępnionym na podstawie art. 106gb ust 8 ustawy o VAT,
w postaci elektronicznej, będące fakturami ustrukturyzowanymi, o których mowa w art. 2 pkt 32a ustawy o VAT.

Podatnik wskazał, że w jego ocenie, w powyższych przypadkach nie zaistnieją negatywne przesłanki do odliczenia VAT naliczonego, o których mowa w art. 88 ustawy o VAT.

Konsekwentnie podatnik argumentował, że w rozliczeniu za okres, w którym spełnione zostaną warunki uprawniające go do odliczenia wykazanego w ww. fakturach podatku VAT, tj.:

w odniesieniu do nabytych przez niego towarów i usług powstanie u sprzedawcy obowiązek podatkowy (warunek określony w art. 86 ust. 10 ustawy o VAT);
otrzyma on fakturę zakupową (warunek określony w art. 86 ust. 10b pkt 1 ustawy o VAT), bądź w rozliczeniu za jeden z trzech następnych okresów rozliczeniowych (art. 86 ust. 11 ustawy o VAT),

zamierza korzystać z przysługującego mu prawa do odliczenia VAT naliczonego.

Jak wskazał we wniosku prawo do odliczenia VAT naliczonego będzie mu przysługiwało również w odniesieniu do faktur zakupowych wystawionych po 30 czerwca 2024 r. poza KSeF, wbrew ustanowionemu obowiązkowi, a więc z faktur wystawionych w postaci papierowej lub elektronicznej. Istnienie takiego uprawnienia chciał jednak potwierdzić, wnioskując o interpretację Dyrektora KIS.

Dyrektor KIS wskazał, że katalog przypadków zawarty w art. 88 ustawy o VAT nie wymienia opisanego przez wnioskodawcę przypadku, gdy podatek naliczony wynika z faktury wystawionej wbrew obowiązkowi bez użycia KSeF. Tym samym, nie jest to przesłanka negatywna, która powodowałaby utratę prawa do odliczenia podatku naliczonego. Jeśli na etapie obecnie trwających prac legislacyjnych nie zostaną dokonane zmiany w tym obszarze, interpretacja zachowa aktualność na gruncie przepisów, które wejdą w życie w 2026 r.

Faktura wadliwa, ale prawa do odliczenia nie pozbawia

Organ zaś zgodził się ze stanowiskiem wnioskodawcy i uznał, że w przypadku tak przedstawionego zdarzenia przyszłego będzie on uprawniony do odliczenia VAT z faktur wystawionych poza KSeF, wbrew ustawowemu obowiązkowi.

Dyrektor KIS wskazał, że prawo do odliczenia VAT naliczonego wynikającego z faktur jest uzależnione od spełnienia warunków wynikających z przepisu art. 86 ust. 1 ustawy, a także od niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy o VAT, który określa listę przypadków, które pozbawiają prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego.

Jak słusznie zaznaczył Dyrektor KIS, katalog przypadków zawarty w art. 88 ustawy o VAT nie wymienia opisanego przez wnioskodawcę przypadku, a więc gdy podatek naliczony wynika z faktury wystawionej wbrew obowiązkowi bez użycia KSeF jako przesłanki negatywnej, która powodowałaby utratę prawa do odliczenia podatku naliczonego (oczywiście pod warunkiem, gdy faktura odzwierciedla faktyczne zdarzenie gospodarcze).

Ponadto, jak wskazał Dyrektor KIS, obok fundamentalnych przesłanek, takich jak status odliczającego jako czynnego, zarejestrowanego podatnika VAT i związek zakupionych towarów oraz usług z czynnościami opodatkowanymi (u odliczającego) i faktycznie zrealizowana transakcja, najistotniejsze jest to, by nabyta usługa lub towar podlegały opodatkowaniu i nie korzystały przy tym ze zwolnienia od VAT. Prawidłowe wystawienie faktury papierowej, elektronicznej czy ustrukturyzowanej pod kątem formalnym i materialnym stanowi co prawda spełnienie jednej z przesłanek do skorzystania z prawa do odliczenia, ale jednocześnie jej wystawienie bez użycia KSeF (a więc w sposób wadliwy) nie sprawia, że taki dokument nie stanowi dowodu istnienia prawa do odliczenia podatku naliczonego.

Interpretacja z długą datą ważności?

Przedmiotowa interpretacja Dyrektora KIS i wskazane w niej rozstrzygnięcie są m.in. konsekwencją usunięcia w trakcie prac legislacyjnych przepisu, który przewidywał, że za fakturę będzie uznawana wyłącznie faktura wystawiona w KSeF (taką regulację przewidywał projekt z 30 listopada 2022 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw, który wprowadzał do ustawy o VAT art. 106ga ust. 5). Jeśli na etapie obecnie trwających prac legislacyjnych, Ministerstwo Finansów nie dokona zmian w tym obszarze, w szczególności w zakresie katalogu przypadków ograniczających prawo do odliczenia VAT, określonego w art. 88 ustawy o VAT, będzie to oznaczało, że wydana przez Dyrektora KIS interpretacja zachowa aktualność również na gruncie przepisów, które wejdą w życie w 2026 r.

Na marginesie warto wskazać, że pierwotnie uchwalone przepisy dotyczące e-fakturowania, które miały zacząć obowiązywać od 1 lipca 2024 r. nie przewidywały jakichkolwiek konsekwencji i sankcji dla nabywców za posługiwanie się do rozliczeń fakturą wystawioną poza KSeF. Ryzyko sankcji w tym obszarze mieli ponosić jedynie sprzedający, którzy wbrew obowiązkowi wystawiliby faktury poza Systemem.

Autor: Piotr Piechowicz, doradca podatkowy