Obowiązkowy KSeF coraz bliżej. Jest projekt ustawy
Ministerstwo Finansów opublikowało nowy projekt ustawy o obowiązkowym Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF). Obecnie jest on w trakcie opiniowania. Projekt potwierdza dotychczasowe zapowiedzi dotyczące harmonogramu wdrażania obowiązku e-fakturowania. Podatników może ucieszyć m.in. możliwość dobrowolnego wystawiania w KSeF faktur dla konsumentów, a także dodawania załączników do e-faktur. Projekt zakłada również pewne preferencje w początkowym okresie przejściowym.
Projekt nowelizacji ustawy o VAT, która ma wdrożyć obowiązkowy KSeF, jest efektem szerokich konsultacji z przedstawicielami przedsiębiorców, organizacji branżowych oraz innymi zainteresowanymi stronami. Od lutego do lipca 2024 roku Ministerstwo Finansów zorganizowało liczne spotkania, w których uczestniczyło około 10 tysięcy osób z sektora biznesowego. W ich wyniku opracowano rozwiązania, które w założeniu mają uwzględniać różnorodne potrzeby przedsiębiorców – od małych firm po duże korporacje – aby uprościć wdrożenie nowego obowiązku i zapewnić stabilność Systemu.
Harmonogram wdrożenia
Projekt ustawy, który został opublikowany 5 listopada 2024 r., zakłada etapowe wprowadzenie obowiązku e-fakturowania, zgodnie z zaleceniami audytu systemu. Od 1 lutego 2026 r. obowiązek ten obejmie największe przedsiębiorstwa, które w 2025 r. osiągną sprzedaż o wartości przekraczającej 200 mln zł. Pozostali podatnicy, w tym małe i średnie przedsiębiorstwa, zostaną objęci systemem od 1 kwietnia 2026 r.
Do września 2026 r., w ramach półrocznego okresu przejściowego, najmniejsi lub wykluczeni cyfrowo podatnicy, będą mogli wystawiać faktury w postaci papierowej lub faktury elektroniczne.
Dodatkowo, ustawa zakłada możliwość dobrowolnego wystawiania e-faktur dla konsumentów, co pozwoli firmom elastycznie dostosować procesy fakturowania.
Kluczowe rozwiązania wspierające adaptację
Aby ułatwić przedsiębiorcom adaptację do KSeF, przewidziano m.in. odroczenie wymogu podania numeru KSeF w płatnościach (w tym w mechanizmie podzielonej płatności) do końca lipca 2026 r. Przez cały 2026 rok będzie można również wystawiać faktury w trybie „offline”, w sytuacjach gdy przedsiębiorca napotka trudności podczas wystawienia lub przesłania e-faktury do Systemu. Warto również podkreślić, że po okresie przejściowym tryb offline będzie mógł być stosowany, ale tylko w przypadku awarii Systemu lub zaistnienia sytuacji, o których mówi art. 106nh, a więc gdy podatnik nie ma możliwości wystawienia faktury ustrukturyzowanej z innego powodu niż awaria oficjalna, o której informuje Ministerstwo Finansów.
Ponadto, w okresie od lutego do końca lipca 2026 r. możliwe będzie dalsze wystawianie faktur na kasach rejestrujących. Rozwiązanie to umożliwi przedsiębiorcom, którzy korzystają z tych urządzeń, wydłużenie okresu dostosowawczego i płynniejsze przejście na nowy system fakturowania.
Projekt ustawy nie ogranicza możliwości dołączania załączników do faktur dla poszczególnych branż, co oznacza, że będą z niej mogły korzystać choćby firmy z branży motoryzacyjnej, gdzie dziś załączniki do faktur stosowane są powszechnie.
Nowelizacja przewiduje również możliwość dołączania załączników do e-faktur, co odpowiada m.in. na potrzeby branży energetycznej i telekomunikacyjnej i pozwala na szczegółową dokumentację, np. zużycia energii czy wody. Projekt ustawy nie ogranicza jednak stosowania tej funkcjonalności dla pozostałych podatników, co oznacza, że będą z niej mogły korzystać choćby firmy z branży motoryzacyjnej, gdzie dziś załączniki do faktur stosowane są powszechnie.
Dodatkowo, już od 1 listopada 2025 r., a więc kilka miesięcy przed wejściem obowiązku korzystania z KSeF, przedsiębiorcy będą mogli instalować certyfikaty do kodów QR. Będą one niezbędne w sytuacjach awarii Systemu lub w przypadkach czasowego korzystania z fakturowania poza KSeF. Techniczne wytyczne dotyczące generowania i instalacji certyfikatów zostaną przedstawione w dokumencie „Specyfikacja interfejsów Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF)”.
W projekcie przewidziano nie tylko nowe rozwiązania dla biznesu, ale również JST. W odniesieniu do nich wprowadzono wymóg podawania dodatkowo numeru NIP jednostek podlegających samorządom terytorialnym np. szkół, co stanowi odpowiedź na postulat zgłaszany przez JST pod kątem zapewnienia dostępu do faktur jednostkom im podległym.
Ministerstwo Finansów planuje wymianę środowiska testowego KSeF na produkcyjne w IV kwartale 2025 r., co ma umożliwić podatnikom wcześniejsze testowanie Systemu oraz dać czas na dostosowanie swoich procedur dotyczących fakturowania.
Finalne konsultacje KSeF
Publikując projekt ustawy, Ministerstwo Finansów otworzyło ostatni etap konsultacji dotyczących projektu ustawy o KSeF oraz rozwiązań biznesowych związanych z jego wdrożeniem. Przedsiębiorcy i inne zainteresowane strony mogą zgłaszać uwagi do projektu ustawy do 19 listopada, a opinie dotyczące rozwiązań biznesowych do 22 listopada 2024 roku. Ma to być ostatnia okazja na zgłoszenie sugestii, które mogłyby zostać uwzględnione w projekcie ustawy, która finalnie zacznie obowiązywać.
Autor: Dominika Wiśniowska