Obowiązek e-fakturowania. Nie tylko w KSeF, ale też w unijnym pakiecie ViDA
Od lutego 2026 r. przedsiębiorcy, których wartość sprzedaży (wraz z kwotą podatku) przekroczy w 2025 r. 200 mln zł zobowiązani będą do obowiązkowego wystawiania faktur elektronicznych w systemie KSeF, natomiast dla pozostałych podmiotów wymóg ten wejdzie w życie od kwietnia 2026 r. Równolegle z pracami nad e-fakturowaniem prowadzonymi w Polsce, na szczeblu unijnym ustalane są szczegóły dotyczące pakietu VAT w erze cyfrowej (ViDA), co rodzi pytania o wzajemną relację obu projektów oraz ich wpływ na podatników.
W ostatnich latach Unia Europejska podejmuje intensywne działania na rzecz harmonizacji i cyfryzacji systemów podatkowych w krajach członkowskich. Jednym z kluczowych elementów tych zmian jest pakiet ViDA (VAT in the Digital Age). Jest to pakiet regulacji opracowany przez Komisję Europejską, którego głównym celem jest zapewnienie efektywnego i sprawiedliwego poboru podatku VAT od firm oferujących towary lub usługi online klientom w Unii Europejskiej, niezależnie od miejsca, w którym znajduje się ich siedziba.
Czym jest pakiet ViDA?
W ramach ViDA przewidziano kilka kluczowych obszarów reform. Jednym z nich jest obowiązkowe fakturowanie elektroniczne, które wprowadza wymóg stosowania e-faktur w transakcjach transgranicznych na terenie UE. Faktury te będą musiały być przesyłane za pośrednictwem ustandaryzowanych systemów, co zapewni jednolitość danych oraz ich wiarygodność. System umożliwi organom podatkowym bieżący dostęp do informacji o transakcjach, co pozwoli ograniczyć oszustwa podatkowe, m.in. takie jak karuzele VAT.
W ramach pakietu ViDA przedsiębiorstwa będą zobowiązane do uwzględniania dodatkowych informacji na fakturach w celu spełnienia nowych wymogów regulacyjnych. Wśród nich znajdą się: numer identyfikacyjny VAT (zarówno dostawcy, jak i odbiorcy), miejsce dostawy oraz zastosowana stawka podatku VAT. Dodatkowo firmy korzystające z platform internetowych do sprzedaży swoich produktów lub usług będą musiały zadbać, aby platformy te prawidłowo obliczały i pobierały należny podatek VAT.
Poza wprowadzeniem przełomowych zmian w zakresie e-fakturowania, Komisja Europejska planuje wdrożenie ujednoliconego systemu cyfrowej sprawozdawczości (DRR). Od 2028 r. będzie on obowiązywał dla transakcji wewnątrzunijnych, a w przypadku transakcji krajowych pozostanie opcjonalny.
W ramach pakietu ViDA Komisja Europejska proponuje również usprawnienie i rozszerzenie istniejących systemów, takich jak punkty kompleksowej obsługi (OSS – One Stop Shop), punkty kompleksowej obsługi importu (IOSS – Import One Stop Shop) oraz mechanizm odwrotnego obciążenia. Celem tych działań jest wyeliminowanie potrzeby posiadania wielu numerów identyfikacyjnych VAT w różnych krajach UE, umożliwiając przedsiębiorcom rejestrację dla celów tego podatku w jednym państwie członkowskim.
Ministerstwo Finansów zapewnia, że wdrożenie pakietu ViDA nie zmieni zasadniczo funkcjonowania KSeF. Według resortu polski system będzie mógł spełniać wymagania zarówno w zakresie wystawiania e-faktur, jak i raportowania danych na potrzeby unijne.
Harmonogram wdrażania ViDA
Koncepcja pakietu ViDA została oficjalnie zaprezentowana przez Komisję Europejską w grudniu 2022 r. Harmonogram jego wdrażania przewiduje stopniowe wprowadzanie zmian, aby kraje członkowskie oraz podatnicy mieli czas na dostosowanie się do nowych wymogów.
Najważniejsze daty związane z pakietem VIDA to:
- lipiec 2028 r. – wprowadzenie zmian związanych z rejestracją VAT, zgodnie z ideą pojedynczej rejestracji VAT (Single VAT Registration);
- styczeń 2030 r. – nałożenie nowych obowiązków na platformy cyfrowe;
- lipiec 2030 r. – rozpoczęcie elektronicznego raportowania i e-fakturowania, z pełną harmonizacją na poziomie unijnym przewidzianą na styczeń 2035 r.
Krajowy system KSeF a unijne standardy ViDA – kluczowe wyzwania dla przedsiębiorców
Choć założenia pakietu ViDA i Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) są co do zasady zbliżone, to różnią się one zarówno zakresem, jak i rozwiązaniami technicznymi, co ma istotne znaczenie dla przedsiębiorców.
KSeF jest systemem krajowym, zaprojektowanym z myślą o obsłudze faktur wystawianych w Polsce w formacie XML. Faktury są przesyłane do centralnego repozytorium i muszą być zarejestrowane w systemie przed dostarczeniem ich kontrahentowi. Jego struktura jest szczegółowa i rozbudowana, co ma na celu zwiększenie kontroli podatkowej w kraju.
Z kolei ViDA koncentruje się na harmonizacji systemów VAT w Unii Europejskiej i obejmuje przede wszystkim transakcje transgraniczne (wewnątrzwspólnotowe). Wprowadza ujednolicony format e-faktur, który będzie mniej szczegółowy niż polski standard i będzie służył wymianie danych między administracjami podatkowymi państw członkowskich. Dodatkowo ViDA przewiduje obowiązek raportowania danych z faktur w czasie zbliżonym do rzeczywistego oraz wdrożenie mechanizmów wspierających automatyczną wymianę informacji, co ułatwi zwalczanie oszustw podatkowych.
Warto zaznaczyć, że pakiet ViDA docelowo obejmie również krajowe transakcje B2B (a więc podstawowy rodzaj transakcji, który będzie obsługiwany przez KSeF). W związku z tym fakt, że system unijny różni się od polskiego zarówno pod względem technicznym, podejściem do struktury danych, jak i ich zakresem, rodzi to obawy przedsiębiorców z Polski o ewentualną konieczność dostosowania się do dwóch różnych systemów.
KSeF a ViDA – deklaracje Ministerstwa Finansów
Ministerstwo Finansów zapewnia jednak, że wdrożenie pakietu ViDA nie zmieni zasadniczo funkcjonowania KSeF. Według resortu polski system będzie mógł spełniać wymagania zarówno w zakresie wystawiania e-faktur, jak i raportowania danych na potrzeby unijne. W związku z tym przedstawiciele Ministerstwa Finansów biorą aktywny udział w pracach nad ostatecznym kształtem unijnych przepisów i strukturą e-faktur, co ma umożliwić jak najpłynniejsze dostosowanie KSeF do wymagań ViDA. Ponadto Ministerstwo Finansów zwraca uwagę, że unijny format e-faktur w ramach ViDA będzie obowiązkowy głównie w transakcjach transgranicznych, podczas gdy KSeF pozostanie narzędziem krajowym.
Ministerstwo podkreśla również, że wprowadzenie unijnej struktury dla transakcji B2B jest jednym z powodów, dla których Polska nie zdecydowała się na zastosowanie standardu europejskiego w ramach KSeF już teraz. Mogłoby to wiązać się bowiem z koniecznością jej częstych dostosowań, co naraziłoby przedsiębiorców na dodatkowe koszty. Według deklaracji resort finansów dąży do ograniczenia zmian do niezbędnego minimum, aby uniknąć nadmiernych obciążeń administracyjnych i technicznych. Najbliższe lata pokażą, czy ten cel uda się zrealizować.
Autor: Dominika Wiśniowska