Obligatoryjny KSeF od 2026 r. Nad czym pracuje Ministerstwo?

Prezydent podpisał ustawę nowelizującą, przesuwając termin obligatoryjnego KSeF na 1 lutego 2026 r. Zgodnie z dalszymi zapowiedziami Ministerstwo Finansów pracuje już nad przepisami odraczającymi dodatkowo termin wejścia KSeF do 1 kwietnia 2026 r. dla podatników, których roczne obroty nie przekraczają 200 mln zł brutto. Prawdopodobnie to jednak nie koniec zmian.

Podpisanie przez Prezydenta nowelizacji ustawy o VAT, która przesuwa obowiązek wystawiania e-faktur na 1 lutego 2026 r., nastąpiło 5 czerwca 2024 r., a jej publikacja w Dzienniku Ustaw – 10 czerwca 2024 r. Oznacza to, że co najmniej do 2026 r. zasady wystawiania faktur pozostają bez zmian, tj. podatnicy powinni wystawiać faktury w dotychczasowej postaci (papierowej lub elektronicznej).

Podpisana nowelizacja zakłada nie tylko niezbędne przesunięcie daty rozpoczęcia obowiązywania obligatoryjnego KSeF, ale też utrzymanie półrocznego odroczenia (do końca lipca 2026 r.) niektórych obowiązków związanych z KSeF. Ministerstwo Finansów podtrzymuje również plany w zakresie podzielenia prac legislacyjnych związanych z regulacjami dotyczącymi KSeF na dwie części.

W drugim projekcie resort finansów ma przedstawić propozycje uproszczeń obowiązków związanych z wdrożeniem KSeF, a także zaproponuje etapowe wejście w życie obowiązkowego KSeF:

1 lutego 2026 r. dla przedsiębiorców, których wartość sprzedaży (wraz z kwotą podatku) przekroczyła w 2025 r. 200 mln zł,
1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych przedsiębiorców.

Odroczenie terminów dostosowania JPK_VAT do KSeF

Odroczony został również termin dostosowania struktury JPK do obowiązkowego KSeF (zgodnie z nowymi datami wejścia KSeF). Zmiana ta wynika z rozporządzenia Ministra Finansów z 25 czerwca 2024 r. w sprawie zmiany rozporządzenia zmieniającego rozporządzenie w sprawie szczegółowego zakresu danych zawartych w deklaracjach podatkowych i w ewidencji w zakresie podatku od towarów i usług.

Od 1 lipca 2024 r. (z pewnymi wyłączeniami) miały bowiem obowiązywać zmiany wprowadzone w rozporządzeniu w sprawie szczegółowego zakresu danych zawartych w deklaracjach podatkowych i w ewidencji w zakresie podatku od towarów i usług. Ich celem było dostosowanie JPK_V7 z deklaracją do regulacji wynikających z obowiązkowego KSeF. Na skutek nowego terminu wejścia w życie obowiązkowego e-fakturowania Ministerstwo Finansów zdecydowało się odroczyć również nowe regulacje związane z JPK_V7.

Warto przypomnieć, że pierwotnym założeniem rozporządzenia było przede wszystkim:

jego dostosowanie do zmian w zakresie terminów zwrotu VAT (w tym uwzględnienie skrócenia podstawowego terminu zwrotu z 60 do 40 dni i usunięcie dodatkowego terminu zwrotu 40-dniowego),
wprowadzenie do rozporządzenia w sprawie JPK_VAT z deklaracją numeru identyfikującego fakturę w KSeF w ewidencji sprzedaży i zakupu – od 1 lipca 2024 r. dobrowolnie, a od 1 stycznia 2025 r. – w ewidencji sprzedaży obowiązkowo. Regulacje te odnoszą się do faktur wystawionych przy użyciu KSeF, jak i faktur wystawionych w postaci elektronicznej, według wzoru faktury udostępnionego na podstawie art. 106gb ust. 8 ustawy o VAT, w okresie awarii lub niedostępności (także po stronie podatnika, w tzw. trybie offline) i następnie przesłanych, zgodnie z obowiązkiem zawartym w przepisach ustawy o VAT do KSeF po ustaniu odpowiednio awarii lub niedostępności. Faktury te po przesłaniu do KSeF powinny mieć przydzielony numer identyfikujący w tym Systemie.

Podpisanie przez Prezydenta nowelizacji ustawy o VAT oznacza, że co najmniej do 2026 r. zasady wystawiania faktur pozostają bez zmian, tj. podatnicy powinni wystawiać faktury w dotychczasowej postaci (papierowej lub elektronicznej).

Co potwierdzono, co zarzucono?

Zapowiedź kolejnej nowelizacji przepisów w tym obszarze została przedstawiona na konsultacjach dotyczących Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), które Ministerstwo Finansów i Krajowa Administracja Skarbowa zorganizowały 18 lipca 2024 r.

Podczas spotkania podsumowano dotychczasowe prekonsultacje rozwiązań dotyczących obowiązkowego KSeF, a także potwierdzono chęć realizacji koncepcji, zgodnie z którą wymóg korzystania z KSeF zostanie wprowadzony w dwóch etapach (1 lutego 2026 r. – dla przedsiębiorców z przychodem powyżej 200 mln zł; 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych).

Podczas spotkania – wbrew wcześniejszym zapewnieniom – zapowiedziano dokonanie zmiany schemy FA(2) e-faktury. Jak zostało wskazane, projekt nowej schemy FA(3) zostanie prawdopodobnie opublikowany we wrześniu. Ma on zawierać zmodyfikowaną strukturę logiczną e-faktury m.in. w zakresie zasad wskazywania terminu płatności.

Ponadto przewidywane są prace zmierzające do wyrównania środowisk KSeF. Jak wskazuje Ministerstwo Finansów, celem jest pełne wdrożenie funkcjonalności „biznesowych” Systemu, a więc umożliwienie wystawiania faktur w KSeF w modelu docelowym bez konieczności zmiany obowiązków podatników.

Podczas spotkania konsultacyjnego przedstawiciele MF i KAS podtrzymali także zapowiedź umożliwienia przesyłania załączników do e-faktur dla podatników z branż, w których zachodzi konieczność wystawiania faktury o złożonym zakresie danych. Ma to pozwolić na ujmowanie obszernych danych wymaganych przepisami prawa, korygowanie załączników czy też wykazywanie na dokumentach danych wymaganych i przydatnych z perspektywy biznesowej, które nie są jednocześnie wymagane przepisami. Konsultacje dotyczące tego rozwiązania mają rozpocząć się we wrześniu 2024 r.

Potwierdzono również zapowiedzi dotyczące utrzymania trybu offline, który ma umożliwiać wystawianie e-faktur poza KSeF i przesyłanie ich do systemu następnego dnia roboczego. Rozwiązanie to jednak ma być:

dobrowolne i tymczasowe od 1 lutego 2026 r.,
dostępne najprawdopodobniej jedynie przez półroczny okres przejściowy.

W okresie przejściowym utrzymana zostanie także możliwość wystawiania faktur papierowych, ale tylko dla najmniejszych podatników. Zostały zaproponowane limity, tj. kwota pojedynczej faktury nie może przekraczać 450 zł, przy czym łączna suma transakcji zawieranych przez takiego podatnika nie będzie mogła przekraczać 10 000 zł miesięcznie.

Wycofano się natomiast z propozycji „samoidentyfikacji” nabywcy w zakresie podatku dochodowego. Ministerstwo Finansów podkreśliło, że nadrzędnym celem jest możliwe uproszczenie obowiązków związanych z KSeF.

Kiedy kontynuacja?

W trakcie spotkania potwierdzona została zasadność utrzymania odroczeń niektórych rozwiązań dotyczących KSeF, np. kar za niestosowanie Systemu.

Prace nad docelowym kształtem przepisów będą w najbliższym czasie kontynuowane. Jak wskazali przedstawiciele MF i KAS projekt nowych przepisów ma zostać przedstawiony prawdopodobnie pod koniec wakacji bądź jesienią. Wówczas rozpoczną się też jego konsultacje publiczne.

Autorzy:

Weronika Grzęda, adwokat

Piotr Piechowicz, doradca podatkowy