Cyfrowa rewolucja w administracji skarbowej – co planuje KAS?
Krajowa Administracja Skarbowa (KAS) kontynuuje cyfryzację, wdrażając nowe e-usługi usprawniające kontakt podatników z urzędami i upraszczające procedury podatkowe. Zapowiedzi w tym zakresie przedstawiono w „Planie wdrażania usług dla klientów KAS na lata 2024-2028”. Dotyczą one nie tylko KSeF, ale także m.in. e-Urzędu Skarbowego, systemu PUESC oraz nowych funkcjonalności w administracji skarbowej i identyfikacji podatkowej.
KSeF – Krajowy System e-Faktur
Jednym z kluczowych elementów cyfryzacji systemu podatkowego pozostaje Krajowy System e-Faktur (KSeF). Nowe regulacje mają na celu uproszczenie i uszczelnienie procesu fakturowania, eliminację papierowych dokumentów oraz zwiększenie kontroli nad obiegiem faktur.
W ramach zmian KSeF, który będzie wdrażany stopniowo (od 1 lutego 2026 r. dla przedsiębiorców o sprzedaży przekraczającej 200 mln zł rocznie, a od 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych podmiotów) zostanie wprowadzonych kilka kluczowych modyfikacji, takich jak:
- automatyczna archiwizacja faktur w systemie KAS, eliminująca konieczność przechowywania ich w formie papierowej;
- brak konieczności wystawiania duplikatów faktur, co ograniczy ryzyko ich zagubienia lub fałszowania;
- możliwość śledzenia statusu faktur w czasie rzeczywistym, co pozwoli przedsiębiorcom lepiej kontrolować przepływ finansów;
- skrócenie czasu zwrotu VAT do 40 dni, co poprawi płynność finansową firm.
W związku z tym, że do wejścia w życie obligatoryjnego KSeF pozostało coraz mniej czasu, przedsiębiorcy, którzy jeszcze nie podjęli stosownych działań (choć zakładamy, że u większości prace trwają już od dłuższego czasu), powinni jak najszybciej rozpocząć przygotowania do dostosowania swoich systemów księgowych do wdrożenia nowego modelu fakturowania.
Nowe funkcjonalności e-Urzędu Skarbowego
Od 2025 r. znaczącą modernizację przechodzi e-Urząd Skarbowy (e-US). Ma ona na celu ułatwienie podatnikom dostępu do usług skarbowych oraz przyspieszenie procesów administracyjnych. Nowe funkcjonalności obejmują wdrożenie aplikacji mobilnej (wydarzyło się to w styczniu 2025 r.), usprawnienie systemu rozliczeń podatkowych oraz wprowadzenie narzędzi ułatwiających komunikację z urzędami.
Poniżej wykaz najważniejszych zmian oraz data ich realizacji.
- Styczeń 2025 r. – uruchomienie aplikacji mobilnej e-US dla osób fizycznych oraz ułatwienie składania formularzy Globe, VAT-SI i VAT-S.
- Luty 2025 r. – nowa edycja usługi Twój e-PIT z możliwością rozliczenia podatku za 2024 rok.
- Marzec 2025 r. – wprowadzenie chatbota wspierającego użytkowników w obsłudze e-US oraz dodanie możliwości płatności podatków kartą płatniczą (obok PayByNet i BLIK).
- Kwiecień 2025 r. – rozszerzenie usługi Twój e-PIT o automatyczną akceptację dokumentów PIT-37, PIT-38 i PIT-OP.
- Czerwiec 2025 r. – udostępnienie aplikacji mobilnej e-US dla organizacji oraz przeniesienie funkcji składania pełnomocnictw ogólnych (CRPO) do systemu e-US.
Nowe funkcjonalności wprowadzane w ramach modernizacji e-Urzędu Skarbowego (e-US) obejmują między innymi wdrożenie aplikacji mobilnej, usprawnienie systemu rozliczeń podatkowych, m.in. poprzez rozszerzenie usługi Twój e-PIT, oraz wprowadzenie narzędzi ułatwiających komunikację z urzędami, np. w postaci chatbota.
PUESC – nowoczesna obsługa celno-skarbowa
Zmiany w ramach Platformy Usług Elektronicznych Skarbowo-Celnych (PUESC) będą wprowadzane stopniowo w latach 2025-2027, koncentrując się na usprawnieniu odpraw celnych, rozliczeń skarbowych oraz obsługi płatności podatkowych. Kluczowym elementem modernizacji jest wdrożenie systemu ZEFIR2, który umożliwi zautomatyzowane przypisanie wpłat do poszczególnych dokumentów oraz przyspieszenie procesów związanych z zabezpieczeniami generalnymi. Podatnicy zyskają także możliwość dokonywania płatności BLIK-iem.
Dodatkowo, PUESC zostanie rozbudowany m.in. o:
- system AIS/IMPORT PLUS – ułatwiający odprawy importowe;
- system AES – automatyzujący proces eksportu;
- system NCTS2 PLUS – usprawniający operacje tranzytowe.
Nowe funkcjonalności w administracji skarbowej i identyfikacji podatkowej
Nowe rozwiązania w administracji skarbowej obejmują ułatwienie dostępu do danych podatkowych, uproszczenie procesów oraz usprawnienie komunikacji z urzędami. Centrum Transparentności ma umożliwić udostępnianie administracji podatkowej informacji o działaniach firm, a także zwiększyć przejrzystość procesów podatkowych, co zgodnie z planem KAS powinno przyczynić się do ograniczenia liczby kontroli w siedzibie podatnika.
Od 2025 roku wdrażane mają być także nowe rozwiązania w zakresie identyfikacji podatkowej, które w założeniu mają usprawniać procedury płatnicze i ułatwić dostęp do informacji podatkowych.
Co obejmują nowe funkcjonalności?
- QR kody na upomnieniach – umożliwią one szybkie sprawdzenie stanu rozliczeń podatkowych poprzez przekierowanie na stronę e-Urzędu Skarbowego. Od marca 2025 r. podatnicy będą mogli uzyskać wiarygodną informację o wysokości należnej wpłaty na dany dzień, bez konieczności logowania się do systemu i korzystania z kalkulatorów odsetek.
- QR kody do opłaty skarbowej – pozwolą na natychmiastową realizację płatności w siedzibach urzędów skarbowych. Usługa została już wdrożona w wybranych placówkach na Mazowszu i jest pilotażowo testowana w województwie kujawsko-pomorskim.
- Modernizację Wykazu Podatników VAT – zwiększy bezpieczeństwo transakcji i ułatwi przedsiębiorcom weryfikację kontrahentów.
Co jeszcze ulegnie zmianie?
„Plan wdrażania usług dla klientów KAS w latach 2024-2028” odnosi się jeszcze do kilku obszarów, m.in.:
- eSprawozdań Finansowych (eSF) – zostaną one dostosowane do nowych wymagań od 2026 r. w zakresie dostosowania do obsługi nowych struktur, a także zwiększenia użyteczności i wygody użytkowania aplikacji;
- zmian w schematach podatkowych MDR – w zakresie dostosowania do nowej ustawy o doręczeniach elektronicznych;
- systemu eTOLL – w marcu 2025 r. uruchomione zostanie zapasowe Centrum Przetwarzania Danych SPOE KAS, które zapewni ciągłość działania systemu, obejmując obsługę opłat drogowych, planowanie tras oraz rozpatrywanie reklamacji;
- funkcjonalności serwisu „Sprawdź NIP” – zostanie przeniesiona poza portal podatkowy, co ułatwi podatnikom dostęp do narzędzia weryfikacji statusu VAT;
- systemu VIES – w kierunku usprawnienia międzynarodowej wymiany informacji o podatku VAT, by zwiększyć szybkość i dokładność weryfikacji podatników w krajach UE.
Plan będzie aktualizowany
Digitalizacja administracji skarbowej powinna przyczynić się do ograniczenia kosztów obsługi podatkowej zarówno dla państwa, jak i podatników. Choć ma ona służyć przede wszystkim organom podatkowym, to z pewnością rozwój cyfrowych usług skarbowych to krok w stronę większej transparentności i wygody także dla podatników.
Warto zaznaczyć, że zgodnie z informacjami zawartymi w publikacji KAS opublikowany plan na lata 2024-2028 ma być aktualizowany i publikowany co kwartał, tak by klienci KAS na bieżąco uzyskiwali wiedzę o terminie i zakresie udostępnianych zmian. Systemy administracji skarbowej mają być również na bieżąco dostosowywane do zmian prawnych.
Autor: Dominika Wiśniowska