Od 1 stycznia 2022 r. zmiany w fakturowaniu

60, a nie 30 dni

Bodaj najistotniejsza zmiana w kontekście fakturowania dotyczy jednak terminu wystawiania faktury. Aktualnie można dokonać tego maksymalnie na 30 dni przed dostawą towaru. Zdarza się, że w przypadku problemów z dostępnością produktów oferowanych przez przedsiębiorcę – co w dobie pandemii koronawirusa, z uwagi na przerwane łańcuchy dostaw, dotyka wiele branż – występuje sytuacja, w której faktura wystawiana jest przed wydaniem towaru, ale w wyniku opóźnień w dostawie jego odbiór następuje już po upływie 30 dni od wystawienia faktury.

Organy podatkowe twierdzą, że w takiej sytuacji sprzedający powinien skorygować wystawioną fakturę, ponieważ w innym przypadku po jego stronie powstanie dwukrotne zobowiązanie z tytułu podatku VAT należnego. Sądy zajmują jednak inne stanowisko, przyznając, że jeśli faktura dotyczy konkretnego towaru, np. samochodu dysponującego określonym numerem VIN, to nawet jeśli zostanie ona wystawiona na 40 czy 50 dni przed dokonaniem dostawy, nie jest ona w żadnym wypadku pusta. Zdaniem sądów taka faktura zyskuje moc prawną z chwilą dostawy towaru.

Przyjęte zmiany umożliwią wystawienie faktury nawet na 60 dni przed dokonaniem dostawy, wykonaniem usługi bądź otrzymaniem zaliczki. Wydłużenie tego terminu będzie więc istotnym ułatwieniem dla przedsiębiorców i ograniczy pojawiające się w tym obszarze wątpliwości oraz ryzyka.

Koniec z duplikatami?

Kolejnym, aczkolwiek mało istotnym uproszczeniem wchodzącym w życie od 2022 r. będzie likwidacja wymogu  oznaczania faktury wystawianej ponownie wyrazem „duplikat”. Jeżeli pierwotna faktura ulegnie zniszczeniu bądź zginie, sprzedający powinien wydać kontrahentowi po raz kolejny ten sam dokument, opatrując go dodatkowo datą ponownego wystawienia. 

Omawiana zmiana nie oznacza zakazu oznaczania ponownie wystawianej faktury wyrazem „duplikat”, a jedynie rezygnację z wymogu, który istniał dotychczas. Jeżeli systemy księgowe danego przedsiębiorcy są ustawione w sposób, który automatycznie – przy ponownym wydruku pierwotnej faktury – umieszcza na dokumencie hasło „duplikat” oraz datę jego wystawienia, nie musi on dokonywać żadnych zmian, ponieważ dotychczasowy sposób generowania duplikatów nadal będzie poprawny. Błędem natomiast byłoby sądzić, że zmiany te wpłyną na zakres sytuacji, w których faktura może czy powinna być wystawiona ponownie – tak w przyszłości, jak i obecnie duplikaty faktur powinny być wystawiane wyłącznie w przypadku, gdy dokument pierwotny zaginie lub ulegnie zniszczeniu. Podatnicy w większości wykorzystują je niezgodnie z tym założeniem, jako „odtworzenie” prawa do odliczenia VAT – absolutnie nie jest to prawidłowa praktyka. Jeśli historycznie podatnik, w tym jego pracownik, otrzymał fakturę, to odliczenie podatku VAT jest możliwe za okres otrzymania tej faktury bądź kolejne trzy okresy rozliczeniowe miesięczne. Otrzymanie w takim przypadku duplikatu faktury nie zmienia tej zasady – pierwotna faktura została bowiem otrzymana i prawo do odliczenia wystąpiło już historycznie. Najlepiej będzie to widać w zasadach funkcjonowania Krajowego Systemu e-Faktur – biorąc pod uwagę, ze faktury ustrukturyzowane nie będą ulegać ani zniszczeniu, ani ginąć, brak będzie podstaw by w ramach tego systemu funkcjonowały duplikaty faktur. Jeśli nabywca przeoczy fakturę otrzymaną poprzez KSeF i przeminie okres, w którym będzie uprawniony do odliczenia, będzie mógł to prawo zrealizować wyłącznie poprzez korektę deklaracji za właściwy okres (otrzymania faktury pierwotnej bądź trzy kolejne okresy miesięczne).   

Możliwość, ale nie wymóg

Identycznie będzie w przypadku innej zmiany, która wejdzie w życie od przyszłego roku – przewidującej rezygnację z obowiązku wskazywania na fakturze zaliczkowej pola „cena jednostkowa netto”. Oczywiście, jeśli faktury wystawiane w 2022 r. nadal będą zawierały taką informację, to w takiej sytuacji nie będzie można mówić o błędzie, a tym bardziej, że z tego powodu sprzedającemu mogłyby grozić jakiekolwiek sankcje. 

Należy pamiętać, że przepisy ustawy o VAT wskazują na elementy, których umieszczenie na fakturze jest obligatoryjne. Jeśli przedsiębiorca będzie chciał utrzymywać dotychczasowe wzory dokumentów, zawierające dane w postaci: ceny jednostkowej netto, oznaczenia „duplikat” czy oznaczenia dotyczące korekty i powodu jej wystawienia, nie narazi się na jakiekolwiek konsekwencje, ponieważ każdy z podatników może uwzględniać dodatkowe elementy na fakturze – wykraczające ponad minimum określone w przepisach. Nadchodząca zmiana ustawy o VAT spowoduje jedynie, że przedsiębiorcy nie będą już zobowiązani do umieszczania powyższych danych na fakturach.