Obowiązkowy KSeF. Istotne zmiany w nowym projekcie ustawy
Aktualizacja tekstu: 16.03.2023
Projekt nowelizacji ustawy o VAT opublikowany 15 marca 2023 r. potwierdza, że termin wprowadzenia obowiązkowego e-fakturowania zostanie przesunięty na 1 lipca 2024 r. Zdecydowano się też na uwzględnienie części postulatów m.in. przedsiębiorców, księgowych i sektora IT, w tym dotyczące stosowania sankcji, a także możliwości wystawiania faktur przed dokonaniem dostawy bądź świadczeniem usługi.
O tym, że finalny kształt regulacji dotyczących obligatoryjnego stosowania Krajowego Systemu e-Faktur będzie różnił się od tych, które wynikają z projektu nowelizacji ustawy o VAT z 30 listopada 2022 r. wiadomo było co najmniej od momentu, gdy na początku lutego Ministerstwo Finansów opublikowało komunikat, w którym wymieniono zmiany założeń funkcjonowania KSeF. Z kolejnej informacji, opublikowanej przez resort finansów 16 lutego po tzw. konferencji uzgodnieniowej, wynikało zaś, że docelowy model KSeF już się krystalizuje i ma on uwzględniać postulaty przedsiębiorców, księgowych i biegłych rewidentów, sektora IT oraz resortu infrastruktury zgłoszone w ramach konsultacjach publicznych.
Najważniejsza z sygnalizowanych zmian dotyczy przesunięcia wejścia w życie obligatoryjnego e-fakturowania – z 1 stycznia 2024 r. na 1 lipca 2024 r., a dla podatników zwolnionych z VAT na 1 stycznia 2025 r. Korekty zapowiedziano również w kilku innych obszarach, które są istotne z perspektywy podatników. Proponowane rozwiązania, przedstawione po wspomnianej konferencji uzgodnieniowej, znalazły się również w nowym projekcie ustawy z 22 lutego 2023 r., który opublikowano 15 marca 2023 r.
Wystawienie faktury przed dostawą towarów i świadczeniem usług
Najważniejsza i najbardziej dotkliwa zmiana dla wielu podatników, m.in. z branży leasingowej i motoryzacyjnej, która wynikała z listopadowego projektu nowelizacji ustawy o VAT, przewidywała niemalże całkowite zniesienie możliwości wystawiania faktur przed dokonaniem dostawy towarów (bądź wykonaniem usługi), a także przed otrzymaniem zaliczki.
Ostatecznie, po uzgodnieniach, ustawodawca wycofał się z tego kontrowersyjnego pomysłu, co oznacza, że nadal będą obowiązywać dotychczasowe zasady, umożliwiające wystawianie faktur do 60 dni przed dostawą towarów (świadczeniem usług).
Kary pieniężne
Coraz więcej wiadomo także na temat sankcji za niedopełnienie obowiązków w zakresie e-fakturowania. Projekt ustawy z 30 listopada 2022 r. przewidywał możliwość karania podatników za niestosowanie lub niewłaściwe stosowanie KSeF już od dnia obowiązywania nowych przepisów. Podatnicy nie mieliby więc taryfy ulgowej, tak jak na przykład przy wprowadzaniu obowiązkowego raportowania JPK_VAT od 1 stycznia 2018 r.
Po licznych sprzeciwach zgłoszonych w ramach konsultacji publicznych, Ministerstwo Finansów zdecydowało się zliberalizować przewidziane w projekcie przepisy dotyczące nakładania kar pieniężnych, a przede wszystkim odroczyć termin ich stosowania. Sankcje będą stosowane od 1 stycznia 2025 r., co oznacza, że na początkowym etapie stosowania KSeF podatnicy nie będą musieli martwić się o negatywne konsekwencje popełnionych błędów.
Projekt ustawy przewidywał, że kara pieniężna nie będzie mogła być mniejsza niż 1000 zł, w przypadku jeśli podatnik nie wystawił e-faktury lub wystawił fakturę niezgodnie z udostępnionym wzorem. Jeśli podatnik nie prześle faktury do KSeF w terminie, kara pieniężna miała wynosić nie mniej niż 500 zł. Nowy projekt nie zawiera minimalnej kwoty sankcji, co – przynajmniej w teorii – powinno pozwolić na bardziej sprawiedliwą ocenę błędów i uchybień popełnionych przez podatników.
Ustawodawca zdecydował się ponadto na wyłączenie przy stosowaniu KSeF konsekwencji na gruncie KKS, które były przewidziane w przypadku zaistnienia wadliwości wystawionej faktury.
Wystawienie faktury w razie awarii KSeF po stronie podatnika
Pierwotny projekt zmian nie przewidywał rozwiązań, które odnosiłyby się do awarii KSeF u podatnika, a jedynie rozwiązania dotyczące postępowania w przypadku awarii po stronie administratora Systemu.
Nowy projekt ustawy zakłada, że w przypadku wystąpienia awarii po stronie podatnika będzie on miał możliwość wystawiania faktur w trybie offline poza KSeF w postaci elektronicznej – zgodnie ze wzorem – oraz przekazanie jej odbiorcy. Wystawca dokumentu będzie miał jednak obowiązek dostarczenia do KSeF takiej faktury następnego dnia roboczego po jej wystawieniu offline. Rozwiązanie to jest zdecydowanie korzystne, ale nadal mogą istnieć wątpliwości, co w sytuacji, gdy awaria u podatnika potrwa dłużej niż jeden dzień i nie będzie mógł on przesłać faktury do KSeF w wyznaczonym terminie. Wydaje się, że przedłużająca się awaria będzie traktowana jako uchybienie przez podatnika ustawowemu terminowi, co będzie się wiązać z ryzykiem nałożenia na niego kary pieniężnej.
Ministerstwo Finansów wycofało się z niektórych kontrowersyjnych zmian, w szczególności w zakresie możliwości wystawiania faktur przed dostawą towarów i świadczeniem usług. Nie bez znaczenia jest przesunięcie w czasie wdrożenia obowiązkowego KSeF, co niewątpliwie ułatwi podatnikom wdrożenie Systemu i dostosowanie dotychczasowych procesów do zasad przewidzianych dla faktur ustrukturyzowanych.
Po konsultacjach doprecyzowano również, że w przypadku awarii KSeF po stronie Ministerstwa Finansów podatnicy będą mieli 7 dni roboczych od jej ustania na przesłanie faktury do Systemu.
Faktury i noty korygujące
Projekt nowelizacji ustawy o VAT z 30 listopada 2022 r. przewidywał, że podatnik będzie mógł wystawić notę korygującą wyłącznie w odniesieniu do faktury wystawionej i otrzymanej poza KSeF (a więc w tych niewielu przypadkach, gdy takie działanie było dopuszczalne). Zmianie nie miały ulec natomiast dotychczasowe zasady dotyczące wystawiania noty, tj. nadal miała istnieć konieczność jej zaakceptowania przez wystawcę faktury pierwotnej. Równolegle ustawodawca planował wprowadzenie alternatywnego sposobu korygowania pomyłek (za wyjątkiem takich, które dotyczą danych w postaci m.in. wartości netto faktury i kwoty podatku) w przypadku stosowania KSeF, tj. poprzez wystawienia tzw. propozycji faktury korygującej.
Ostatecznie Ministerstwo Finansów wycofało się z wdrożenia „propozycji faktury korygującej”, wskazując, że wiąże się to z ryzykiem w stosowaniu tego typu rozwiązania oraz trudnością jego wdrożenia. Możliwość wystawiania not korygujących ma natomiast zostać zlikwidowana zarówno w odniesieniu do dokumentów wystawionych w KSeF, jak i poza Systemem.
Wydaje się zatem, że dokonywanie wszelkich zmian danych zawartych na fakturze możliwe będzie wyłącznie poprzez wystawienie przez sprzedawcę faktury korygującej. Może to być problematyczne, ponieważ wystawienie noty korygującej niejednokrotnie pozwala na proste i szybkie skorygowanie danych nabywcy, bez istotnego angażowania dostawcy (który ma jedynie zaakceptować notę).
W zakresie faktur korygujących – w przypadku wystąpienia awarii KSeF i konieczności wystawiania korekt w trybie offline – będą obowiązywać spójne zasady przyjęte dla e-faktur. W okresie awarii i w trybie offline możliwe będzie wystawienie faktury korygującej wyłącznie do faktur z numerem KSeF. Nie będzie natomiast możliwości wystawienia korekt do faktur, które zostały wystawione w okresie awarii i w trybie offline i którym – tym samym – nie został nadany numer KSeF.
Stałe miejsce prowadzenia działalności a KSeF
Jednym z postulatów zgłoszonych w ramach konsultacji publicznych było wyłączenie z obowiązku stosowania obligatoryjnego KSeF przez podatników mających stałe miejsce prowadzenia działalności (SMPD) w Polsce.
Ostatecznie ustawodawca pozostawił to rozwiązanie, wskazując, że wynika ono z upoważnienia Unii Europejskiej. Część kwestii związanych z tym zagadnieniem zostanie jednak doprecyzowanych. Transakcje wykonywane bez udziału SMPD zostaną wyłączone z e-fakturowania, a podatnicy zachowają prawo do odliczenia VAT z dokumentu wystawionego poza KSeF w przypadku błędnego lub opóźnionego rozpoznania przez podatnika faktu, iż posiada on SMPD w Polsce.
W wykazie podatników (tzw. Białej liście podatników VAT) nie będzie widoczne oznaczenie SMPD, które informowałoby podatników o obowiązku wystawiania e-faktur, co może być problematyczne z punktu widzenia wystawcy takiego dokumentu. Ministerstwo Finansów zapowiedziało jednak wydanie objaśnień podatkowych dotyczących kryteriów zaistnienia SMPD w Polsce.
Faktury konsumenckie i bilety
Projekt nowelizacji ustawy o VAT z 22 lutego 2023 r. potwierdził zapowiedzi dotyczące faktur konsumenckich i biletów pełniących rolę faktury. Ubiegłoroczny projekt zakładał jeszcze, że faktur konsumenckie (B2C) zostaną objęte obligatoryjnym KSeF, a dodatkowo przewidziana była możliwość przekazywania ich w sposób uzgodniony z nabywcą i oznaczenia kodem weryfikacyjnym. Konsumenci mieli zaś uzyskać możliwość pobrania takiej e-faktury za pośrednictwem „anonimowego” dostępu, w tym również za pomocą dedykowanej aplikacji do wystawiania faktur.
Nowy projekt ustawy utrzymuje dotychczasowe zasady wystawiania faktur konsumenckich, co oznacza, że nie zostaną one objęte KSeF – zarówno tym obowiązkowym, jak i dobrowolnym.
Wyłączone z KSeF mają być też bilety spełniające rolę faktur, tj. paragony na autostradach płatnych, bilety za przejazd oraz faktury wystawiane m.in. z tytułu świadczenia usług w zakresie kontroli i nadzoru ruchu lotniczego (Eurocontrol).
Pozostałe zmiany
Resort finansów przewidział również inne zmiany w dotychczasowym projekcie ustawy wprowadzającej obligatoryjne stosowanie KSeF, m.in.:
- wyłączenie z Systemu faktur wystawianych w procedurach OSS i IOSS;
- umożliwienie wystawiania faktur z kas fiskalnych w dotychczasowej formie do 31 grudnia 2024 r.;
- uznawanie faktur uproszczonych w obecnej formie do 31 grudnia 2024 r.;
- zmianę pojęcia faktury oraz wprowadzenie zapisu, że dokumentów wystawionych z pominięciem KSeF nie uznaje się za fakturę;
- doprecyzowanie wymogów dotyczących podania numeru KSeF przy płatności za pośrednictwem banku lub SKOK z siedzibą na terytorium kraju/oddziału banku zagranicznego;
- wprowadzenie uproszczeń w JPK_VAT i utrzymanie obowiązku generowania JPK_FA wyłącznie dla faktur wystawionych poza KSeF, w tym konsumenckich;
- dostosowanie PKPiR (księgi przychodów i rozchodów) do wdrożenia KSeF.
Czy to już wszystkie zmiany?
Jak widać, Ministerstwo Finansów wycofało się z niektórych kontrowersyjnych zmian, w szczególności w zakresie możliwości wystawiania faktur przed dostawą towarów i świadczeniem usług. Nie bez znaczenia jest przesunięcie w czasie wdrożenia obowiązkowego KSeF, co niewątpliwie ułatwi podatnikom wdrożenie Systemu i dostosowanie dotychczasowych procesów do zasad przewidzianych dla faktur ustrukturyzowanych.
Nie ma jednak szans, by nowy projekt nowelizacji ustawy o VAT, został uchwalony w I kwartale 2023 r., jak jeszcze do niedawna zapowiadało Ministerstwo Finansów. Należy spodziewać się, że nastąpi to najwcześniej w II kwartale 2023 r., co potwierdzałoby zapowiedź rocznego vacatio legis dla przepisów dotyczących obowiązkowego KSeF, którą przedstawiono podczas konferencji uzgodnieniowej.
Autor: Piotr Piechowicz