Praca zdalna na stałe w przepisach. Kto (nie) będzie mógł z niej skorzystać?
Sejm odniósł się do senackich poprawek zgłoszonych w toku prac nad nowelizacją kodeksu pracy w zakresie pracy zdalnej. Ustawę uzyskała również podpis Prezydenta. Biorąc pod uwagę dosyć krótkie, 2-miesięczne, vacatio legis dla nowych regulacji, zarówno pracodawcy, jak i pracownicy mogą mieć problem ze stosowaniem przepisów w praktyce. Dotyczy to m.in. możliwości wykonywania pracy zdalnej przez pracowników wychowujących małe dzieci oraz wniosków o zaprzestanie wykonywania pracy zdalnej.
O tym, że Sejm uchwalił nowelizację kodeksu pracy, która zakłada wprowadzenie na stałe do porządku prawnego przepisów o pracy zdalnej, a także o poprawkach, które zgłosił Senat, pisaliśmy już w grudniu ubiegłego roku. Warto przypomnieć, że jedną z ważniejszych poprawek senackich miało być wydłużenie – z 2 do 3 miesięcy – vacatio legis, aby pracodawcy mogli właściwie przygotować się do nowych regulacji. Senatorowie zaproponowali także wydłużenie możliwości wykonywania tzw. okazjonalnej pracy zdalnej – z 24 do 30 dni w roku.
Na posiedzeniu, które odbyło się 16 stycznia 2023 r., Sejm odrzucił jednak większość poprawek Senatu i skierował ustawę do Prezydenta, który podpisał ją 27 stycznia 2023 r. Przepisy o tzw. pracy zdalnej wejdą w życie w ciągu 2 miesięcy od dnia ich ogłoszenia w Dzienniku Ustaw.
Mało czasu na przygotowania
Jak już informowaliśmy, kodeksowe uregulowanie pracy zdalnej oznacza nałożenie na pracodawców dodatkowych obowiązków. W przypadku uzgodnienia z pracownikiem, że będzie on pracował zdalnie, zatrudniający będzie musiał zapewnić mu odpowiedni sprzęt, pokryć koszty serwisu, energii elektrycznej i usług telekomunikacyjnych (bądź wypłacać mu ryczałt uwzględniający normy zużycia materiałów, narzędzi pracy, energii elektrycznej i koszty usług telekomunikacyjnych).Wydaje się jednak, że tak istotna nowelizacja przepisów, wprowadzająca na stałe do kodeksu pracy de facto nowy tryb wykonywania pracy, powinna mieć znacznie dłuższe vacatio legis. Może się bowiem okazać, że 2 miesiące to zbyt krótki okres na przystosowanie się do nowej regulacji, w szczególności po stronie pracodawców, którzy zostaną obciążeni dodatkowymi obowiązkami, w tym związanymi z szeroko rozumianą dokumentacją pracowniczą.
Konieczne będzie m.in. przygotowanie porozumień o wykonywaniu pracy zdalnej bądź uregulowanie zasad pracy zdalnej w regulaminie. Ponadto, pracodawcy będą musieli opracować nowe oceny ryzyka zawodowego, a także nowe procedury ochrony danych czy tajemnicy przedsiębiorstwa.
Problemy na horyzoncie
Nowelizacja kodeksu pracy może też powodować szereg trudności natury praktycznej. Co do zasady zakłada ona konieczność uwzględnienia wniosków o wykonywanie pracy w trybie zdalnym złożonych przez pracownice w ciąży, pracowników wychowujących dzieci do ukończenia przez nie 4 roku życia, a także pracowników sprawujących opiekę nad innym członkiem najbliższej rodziny (lub inną osobą pozostającą we wspólnym gospodarstwie domowym), posiadającym orzeczenie o niepełnosprawności albo orzeczenie o znacznym stopniu niepełnosprawności.
Zgodnie z nowelizacją uprawnienie do złożenia wniosku o zaprzestanie wykonywania pracy zdalnej (i przywrócenie poprzednich warunków) dotyczy jedynie pracowników, którzy rozpoczęli wykonywanie pracy zdalnej już w trakcie zatrudnienia. Przepisy wyłączają możliwość „wycofania się” z wykonywania pracy zdalnej przez pracowników, którzy uzgodnili wykonywanie pracy w tym trybie już na etapie zawarcia umowy o pracę. Takie zróżnicowanie sytuacji pracowników może naruszać obowiązującą w kodeksie pracy zasadę równego traktowania w zatrudnieniu.
Jedynie w sytuacji, gdy wykonywanie pracy zdalnej nie byłoby możliwe ze względu na organizację pracy lub rodzaj pracy wykonywanej przez pracownika, pracodawca będzie mógł nie uwzględnić wniosku tej grupy pracowników. Taka konstrukcja przepisów może powodować – zarówno po stronie pracowników, jak i pracodawców – wątpliwości, czy np. wniosek pracownika wychowującego dwuletnie dziecko, dotyczący możliwości wykonywania pracy w sposób zdalny, powinien zostać uwzględniony w sytuacji, gdy jego obecność może być niezbędna w zakładzie pracy. Może to dotyczyć np. pracowników z branży budowlanej, motoryzacyjnej (np. mechaników, blacharzy czy lakierników) czy sprzedaży detalicznej (kasjerzy, magazynierzy). Praktyka będzie zatem wymuszać współpracę w wypracowaniu odpowiednich reguł przez obie strony stosunku pracy.
Uwagę zwraca również przepis, pozwalający na złożenie wniosku (zarówno przez pracowników, jak i pracodawców) o zaprzestanie wykonywania pracy zdalnej i przywrócenie poprzednich warunków pracy. Uprawnienie do złożenia takiego wniosku dotyczy jedynie sytuacji, gdy pracownik rozpoczął wykonywanie pracy zdalnej już w trakcie zatrudnienia. Przepis ten wyłącza natomiast możliwość „wycofania się” z wykonywania pracy zdalnej przez pracowników, którzy uzgodnili wykonywanie pracy w tym trybie już na etapie zawarcia umowy o pracę. Jeżeli taki pracownik chciałby wrócić do biura, to w jaki sposób jego prośba zostanie rozpatrzona będzie zależne tylko od woli pracodawcy, w przeciwieństwie do pracowników, którzy rozpoczęli pracę zdalną w trakcie zatrudnienia i mogą się z niej na własny wniosek wycofać. Takie zróżnicowanie sytuacji pracowników może więc naruszać obowiązującą w kodeksie pracy zasadę równego traktowania w zatrudnieniu.
Mimo że projekt przepisów o pracy zdalnej był przygotowywany przez dwa lata, znajduje się w nim co najmniej kilka rozwiązań, które mogą przysparzać dodatkowych trudności zarówno pracodawcom, jak i pracownikom. Dopiero praktyka ich stosowania – i ewentualne dalsze nowelizacje – pokażą, na ile efektywne będzie uregulowanie w kodeksie pracy przepisów pracy zdalnej.
Autor: Żaneta Napora, adwokat